Configuraciones de firma

Las configuraciones de firma establecen de qué manera se visualizan las firmas electrónicas dentro de los diferentes tipos de documentos firmables.

Las configuraciones de firma permiten:

• Definir la zona donde se aplicará la firma del colaborador (requerida)
• Definir la zona donde se encuentra el dato identificatorio del colaborador (opcional)
• Definir la zona donde se aplicará la firma del empleador en caso de optar por firmar con un ID digital local (token o certificado) de manera opcional.
• Para configurar una firma ingresa al menú Organización→Configuraciones de firma.

Cada categoría definida bajo las áreas "Documentos firmables", "Sanciones" y "Legajo" puede tener una configuración de firma definida. La definición de la misma es opcional, sin embargo, solamente puede haber una configuración de firma como máximo por cada categoría.

Si existen varios documentos similares pero pertenecientes a diferentes categorías, y no deseas repetir el proceso de definir una configuración de firma similar, puedes utilizar la opción de Copiar la configuración de firma en el encabezado de cada fila de la tabla. Esto te permite seleccionar una configuración de firma previamente creada para generar otra nueva, cambiando su nombre, área y categoría de aplicación.

El archivo de prueba que se utiliza para definir estas zonas puede ser un PDF de una o varias páginas. Si cargas un archivo multipágina, podrás navegar entre sus páginas mientras defines cada zona, de modo que cada una quede ubicada en la página del documento que corresponda.

De las zonas detalladas previamente, la zona de firma del colaborador es un atributo requerido de las configuraciones de firma. Dicha zona sirve para que el administrador pueda establecer las coordenadas donde se insertará la parte visual de la firma electrónica en los documentos firmados por el colaborador.

En lugar de fijar la firma del colaborador en un número de página determinado, puedes activar la opción Colocar la firma del colaborador siempre en la última página, para que, sin importar cuántas páginas tenga cada documento firmado, la firma se ubique siempre en la última de ellas, respetando las mismas coordenadas X/Y definidas. Esto es útil cuando la cantidad de páginas puede variar de un documento a otro.

La zona del dato identificatorio del colaborador se utiliza en conjunto con la opción de analizar un archivo PDF multipágina previo a su envío, según se explica en la tópico Analizar un archivo multipágina de la sección Envío de documentos para firmar.

Al dejar establecida esta zona en la configuración de firma, un administrador puede luego cargar un archivo PDF multipágina durante el proceso de envío de documentos para firmar y permitir que la plataforma:

• analice sus páginas.
• determine a qué colaboradores pertenecen las mismas.
• separe automáticamente las páginas en archivos individuales para ser enviados a los colaboradores correspondientes.

La zona de firma del empleador se utiliza solamente para los casos en que se ha de aplicar una firma digital instalada en el equipo local de quien va a enviar los documentos. La firma digital requiere de un ID digital en un token de hardware o en un certificado instalado en el almacén de certificados de Windows.

Al igual que para la firma del colaborador, la opción Colocar la firma del empleador siempre en la última página permite que la firma digital del empleador se ubique siempre en la última página del documento, en lugar de en un número de página fijo.

Este agente tiene 2 funciones, que se activan al momento de aplicar la firma de empleador:

• Permite al usuario seleccionar un ID digital local, para firmar documentos.
• Aplica la firma digital en los archivos PDF.